采購管理制度與工作流程（完整版）

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在不斷進步的時代，大家逐漸認識到制度的重要性，制度一經制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家收集的采購管理制度與工作流程完整版，僅供參考，歡迎大家閱讀。

1、總則

為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。采購部經理對采購員及庫管員進行考核和管理。

2、采購部經理職責：

1)負責組織公司所銷售產品的采購

2)對庫房的管理工作負責。

3)做好銷售員與供方之間的聯系工作。

4)幫助銷售員作好產品的選型及推薦新產品的工作。

5)對本部門員工制度執行情況負責。

6)對本部門員工的專業知識培訓負責。

7)對員工進行嚴格管理，根據員工表現向公司提出獎勵或處罰建議。

8)嚴格內部管理，抓好各項規章制度的落實，對本部門辦公設備的使用及管理負責。責任到人，發現問題及時向公司領導提出獎懲建議。

9)負責制定工作計劃，監督工作計劃的執行及完成情況。

3、庫管員職責：

1)早盤查(點貨備發)、晚清帳(當日工作當日完)。

2)提供及時準確的貨物，做好后勤保障。具體要求：訂單一發，必須及時、清晰、準確的了解貨物的運行狀態，即時登報信息，直至合同完成、存檔。

3)負責庫房日常管理事務。

4)檢查庫存產品狀況。

5)按規定收發物料。

6)物料進庫儲位的籌劃與排放，

7)填寫庫房相關數字登錄到ERP。

8)配合盤點庫房產品工作的具體執行。

9)物料的搬運和庫房廢次品的回收及保管。

10)對來料來貨及時入庫，儲放安全以防倒塌、遺失或變質。

11)維護和管理搬運工具。

4、流程：

1)采購流程：

A收到銷售部從ERP發來的訂單

B審批確認

C詢價、比價

D采購部經理審批(重大合同向公司領導請示)

E簽訂采購合同

F復印后，將原始合同整理裝訂年末存檔

2)付款流程：

A在ERP內錄入付款申請單

B采購部經理審核

C副總經理審批

D財務部付款。

3)收貨流程：

A直發：

a.根據合同執行進程督促供貨方按期交貨

b.供貨方傳真提貨單

c.通知銷售內勤已發貨

d.銷售部內勤傳真提貨單至最終用戶并確認

e.采購員辦理入庫手續

f.銷售部內勤辦理相應的出庫手續

B轉發：

a.根據合同執行進程督促供貨方按期交貨

b.供貨方傳真或郵寄提貨單

c.通知辦公室相關人員提貨

d.提貨人員將貨物交庫管員并辦理交接手續

e.采購員清點貨物并辦理ERP入庫手續

4)收進項發票流程：

a.催供貨方開具發票

b.核對開票內容

c.錄入ERP

d.將發票交財務部簽收。

5)出庫流程：

a.庫管員收到銷售部銷售內勤發出的ERP出庫申請

b.庫管員備貨并復核

c.交辦公室發貨

d.辦公室將用戶簽字的送貨單或發貨單交銷售內勤

5、采購管理制度：

1)建立好供方及用戶檔案，并做好工作記錄。

2)建立、建全比價制度，保證采購設備的質優價廉。

3)建立客戶資料管理(表)冊，新客戶開發一覽表，競爭同行動向一覽表，售后服務管理表。

4)每周末將上周付款、欠款、欠票情況進行匯總在周例會上做總結，并提出本周用款計劃。

5)簽訂采購合同后，應全面了解發貨情況，如不能及時供貨，應將原因提前十日通知銷售內勤

6)所有貨物一律開箱驗收，發現問題及時和供應商聯系，盡早解決。

7)采購部負責所采購貨物的入庫手續。貨到后應在一個工作日內辦理入庫手續。驗貨完畢后，及時按操作規程準確登錄ERP。

8)采購部每月5日前，將上一月的采購合同編號整理成冊

9)違反上述規章制度，視情節罰款50-500元。

6、庫房管理制度：

1)庫房由專人管理，各種貨物登記，做到帳物相符，非庫房管理人員不得私自進入庫房，拒絕任何人在庫房逗留。

2)保持庫房的`整潔、有序。庫區禁止吸煙，杜絕煙火隱患，如有違反罰款100元。

3)所有貨物依據銷售部門或合同號合理存放。

4)任何出入庫物品都要履行手續，見單發貨，領用登記。

5)保證貨物完整出庫、應有裝箱單、發貨清單(一式兩份)和回執。保證貨物和備品的及時、準確出庫。

6)接到出庫申請后根據合同內容進行備貨，并由領貨人簽字方可辦理出庫。

7)出庫返回單，應由銷售內勤保管(需方簽字)。

8)對客戶所需樣品及實驗品，庫管員及時登記領用人、領用時間、退回時間。退回后應妥善保管。

9)庫管員每月第三周的周六對庫房盤點，并將盤點結果在次日報副總經理。

10)違反上述規章制度，視情節罰款50-500元。

采購員崗位職責

1、在采購經理的直接領導下，嚴格按照公司規定的報價原則進行對外報價。

2、凡與經銷產品相關的廠家代理資質、培訓計劃、促銷政策、獎勵、返點、廠家資源的掌握、價格體系更新等必須做到了如指掌，落實到人。

3、要積極主動配合業務部門做好每個項目方案，并與業務部門達成共識。

4、采購員要嚴格按流程執行并每做到貨比三家，控制降低采購成本，對供應商進行管理及考評，每年按一定比例更新供應商(形成表單)。

5、承擔所負責區域產品項目的標書制作、現場答議、評委協調等與投標有關一切事宜，對于臨時應急在客戶部不能給予支持的前提下，必須與用戶進行深層感情溝通后再進行投標。

6、協助經理搞好供貨渠道建設。

7、嚴格執行合同管理規定，要按時簽訂，不得延誤，并在第一時間將合同傳遞給與項目相關的人員。

8、負責客戶部項目執行中與技術部、財務部的協調及結算信息的傳遞。

9、綜合調配公司庫存資源，訂貨時掌握好實際庫存和在途物料情況，在有庫存的情況下要以先出庫存為主。

10、參加本部門員工業務培訓。

11、樹立索福公司的專業形象，保證索福公司的名譽不受到侵害。